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Electronic data transmission using prescribed standards |
Governance |
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- Description:
- Registration authorities must carry out data transmissions electronically using the applicable OSCI-XMeld data exchange format and the applicable OSCI-Transport transmission protocol.
- Frequency:
- Continuous
- Check frequency:
- Continuous
- Products/Services:
- Regular electronic data transmissions between registration authorities using OSCI-XMeld and OSCI-Transport
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
-
- Source reference:
- § 2 Abs. 1
- Source excerpt:
- Datenübermittlungen nach dieser Verordnung erfolgen elektronisch unter Zugrundelegung des Datenaustauschformats OSCI-XMeld und Nutzung des Übermittlungsprotokolls OSCI-Transport in der im Bundesanzeiger jeweils bekannt gemachten geltenden Fassung.
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Signature and encryption |
Due Diligence |
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- Description:
- For data transmissions over the internet, the data to be transmitted must bear an advanced electronic signature and be encrypted in accordance with the state of the art.
- Frequency:
- Continuous
- Check frequency:
- Continuous
- Products/Services:
- Data transmitted over the internet
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
-
- Source reference:
- § 2 Abs. 2
- Source excerpt:
- Bei Datenübermittlungen über das Internet sind die zu übermittelnden Daten mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu versehen und nach dem jeweiligen Stand der Technik zu verschlüsseln.
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Documentation of equivalent transmission protocols |
Record Keeping |
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- Description:
- When a transmission protocol other than OSCI-Transport is used, the responsible body must document its equivalence with regard to confidentiality, integrity and authenticity.
- Frequency:
- Event-triggered
- Check frequency:
- Event-triggered
- Products/Services:
- Data transmissions between registration authorities using an alternative transmission protocol
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
-
- Source reference:
- § 2 Abs. 4
- Source excerpt:
- Die Gleichwertigkeit ist durch die verantwortliche Stelle zu dokumentieren.
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Equivalent security when OSCI-Transport is omitted |
Due Diligence |
-
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- Description:
- If OSCI-Transport is dispensed with, technical and organisational measures must ensure that the security properties are equivalent to those of OSCI-Transport.
- Frequency:
- Continuous
- Check frequency:
- Continuous
- Products/Services:
- Data transmissions within data centres and specially secured government-owned networks
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
-
- Source reference:
- § 2 Abs. 5
- Source excerpt:
- Bei der Datenübermittlung innerhalb von Rechenzentren und besonders gesicherten verwaltungseigenen Netzen kann auf die Verwendung des Übermittlungsprotokolls OSCI-Transport verzichtet werden, wenn durch technische und organisatorische Maßnahmen nach den Artikeln 24, 25 und 32 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 ... gewährleistet ist, dass die Sicherheitseigenschaften denen des OSCI-Transports gleichwertig sind.
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Making registration data available for automated retrieval |
Governance |
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- Description:
- Registration authorities must make the personal data listed in section 4(1) available to other registration authorities through the automated retrieval procedure.
- Frequency:
- Continuous
- Check frequency:
- Event-triggered
- Products/Services:
- Data for the pre-filled registration form
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
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- Source reference:
- § 4 Abs. 1
- Source excerpt:
- die Meldebehörden verpflichtet, für die Anmeldung mit vorausgefülltem Meldeschein folgende in § 3 Absatz 1 des Bundesmeldegesetzes aufgeführte Daten einer Person für andere Meldebehörden im automatisierten Verfahren zum Abruf bereitzuhalten:
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Recording each data retrieval |
Record Keeping |
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- Description:
- Registration authorities and retrieving bodies must record, for every retrieval, the data used and retrieved, the date and time, the identifier of the retrieving person, the retrieving department and the registration authority whose register was accessed.
- Frequency:
- Event-triggered
- Check frequency:
- Event-triggered
- Products/Services:
- Retrieval data in the automated retrieval procedure
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
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- Source reference:
- § 5 Abs. 1
- Source excerpt:
- Zu diesem Zweck zeichnen die Meldebehörde und die abrufende Stelle bei jedem Abruf folgende Angaben auf: - 1. die für die Abfrage verwendeten sowie abgerufenen Daten, - 2. Datum und Uhrzeit des Abrufs, - 3. Kennung der abrufenden Person, - 4. abrufende Dienststelle, - 5. Meldebehörde, aus deren Melderegister Daten abgerufen wurden.
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Random-sample legality review |
Due Diligence |
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- Description:
- The retrieving body must review the lawfulness of individual retrievals on a random-sample basis.
- Frequency:
- Other
- Check frequency:
- Other
- Products/Services:
- Records of automated data retrievals
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
-
- Source reference:
- § 5 Abs. 2
- Source excerpt:
- Die abrufende Stelle überprüft stichprobenweise die Rechtmäßigkeit der einzelnen Abrufe.
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Transmission of records for data-protection supervision |
Reporting |
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- Description:
- Registration authorities and retrieving bodies must transmit the records, upon request, to the body responsible for data-protection supervision.
- Frequency:
- Event-triggered
- Check frequency:
- Event-triggered
- Products/Services:
- Records of data retrievals
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
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- Source reference:
- § 5 Abs. 3
- Source excerpt:
- Auf Verlangen haben die Meldebehörden und die abrufenden Stellen die Aufzeichnungen der für die Datenschutzkontrolle zuständigen Stelle zu übermitteln.
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Deletion of records |
Record Keeping |
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- Description:
- The records must be deleted twelve months after their creation; a request for data-protection control suspends the deletion period.
- Frequency:
- Other
- Check frequency:
- Other
- Products/Services:
- Records of data retrievals
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
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- Source reference:
- § 5 Abs. 4
- Source excerpt:
- Die Aufzeichnungen sind zwölf Monate nach ihrer Entstehung zu löschen. Eine Anforderung auf der Grundlage von Absatz 3 hemmt diese Löschungsfrist. Der Zeitraum bis zum Abschluss der Prüfung nach Absatz 2 wird in die Löschungsfrist nicht eingerechnet.
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Feedback notification after registration |
Reporting |
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- Description:
- The registration authority responsible for the new residence must notify the authority responsible for the former residence and the authorities responsible for the person's other dwellings without delay, and no later than three working days after registration, using the data listed in section 6(1).
- Frequency:
- Event-triggered
- Check frequency:
- Event-triggered
- Products/Services:
- Data of a registered person and data concerning additional dwellings
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
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- Source reference:
- § 6 Abs. 1
- Source excerpt:
- Hierzu hat die Zuzugsmeldebehörde folgende Daten der zugezogenen Person unverzüglich, spätestens jedoch drei Werktage nach der Anmeldung zu übermitteln (Rückmeldung):
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Transmission of updated data |
Reporting |
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- Description:
- A registration authority must promptly transmit updated data and stored information supporting their accuracy to the registration authorities responsible for the person's other dwellings.
- Frequency:
- Event-triggered
- Check frequency:
- Event-triggered
- Products/Services:
- Updated registration data and evidence supporting their accuracy
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
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- Source reference:
- § 8 Abs. 1
- Source excerpt:
- so übermittelt diese Meldebehörde gemäß § 33 Absatz 3 des Bundesmeldegesetzes den für alle weiteren Wohnungen der Person zuständigen Meldebehörden unverzüglich die fortgeschriebenen Daten sowie die Hinweise, die zum Nachweis ihrer Richtigkeit gespeichert worden sind.
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Change notification to the spouse's or civil partner's authority |
Reporting |
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- Description:
- For the changes listed in section 8(4), or when a person moves abroad or to an unknown destination, the registration authority must send a change notification with the prescribed additional data to the authority responsible for the other spouse or civil partner.
- Frequency:
- Event-triggered
- Check frequency:
- Event-triggered
- Products/Services:
- Changed data of persons whose spouses or civil partners have no shared dwelling
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
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- Source reference:
- § 8 Abs. 4
- Source excerpt:
- Ändern sich die in § 3 Absatz 1 Nummer 1 bis 4, 6 bis 8, 12, 14 oder 18 oder Absatz 2 Nummer 3 des Bundesmeldegesetzes bezeichneten Daten von Personen mit Ehegatten oder Lebenspartnern ohne gemeinsame Wohnung oder findet ein Wegzug in das Ausland oder nach unbekannt statt, so übermittelt die Meldebehörde der für den anderen Ehegatten oder Lebenspartner zuständigen Meldebehörde die geänderten Daten (Änderungsmitteilung Ehegatte oder Lebenspartner).
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Death notification concerning spouse or civil partner |
Reporting |
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- Description:
- If a spouse or civil partner with no shared dwelling dies, the responsible registration authority must notify the authority responsible for the surviving spouse or civil partner and transmit the prescribed data, including the date of death.
- Frequency:
- Event-triggered
- Check frequency:
- Event-triggered
- Products/Services:
- Death data concerning spouses or civil partners with no shared dwelling
- Checking responsibility:
- -
- Check method:
- -
- Rule set:
-
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- Source reference:
- § 8 Abs. 5
- Source excerpt:
- Verstirbt ein Ehegatte oder Lebenspartner ohne gemeinsame Wohnung, so hat die für ihn zuständige Meldebehörde die für den hinterbliebenen Ehegatten oder den hinterbliebenen Lebenspartner zuständige Meldebehörde darüber zu unterrichten und ihr folgende Daten zu übermitteln (Sterbefallmitteilung Ehegatte oder Lebenspartner):
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Emtract Ingest